Organisation

Das ABC der Büro-Organisation

Gehen Sie manchmal abends nach Hause und fragen sich: Was habe ich heute eigentlich den ganzen Tag gemacht? Wieso bin ich zu so vielem nicht gekommen? Die Antwort lautet meistens: Weil man seine Aufgaben nicht strukturiert abarbeiten konnte. Stefanie Röper, Trainerin und Dozentin für Büromanagement, hat ein paar Tipps, wie sich die Arbeit besser organisieren lässt. 

A

Ablage Durch die gängige Technologie werden Ablagen peu à peu digitaler. Wenn es eine Ablage zusätzlich noch in Papierform gibt, müssen beide synchron verlaufen, das heisst, beide müssen nach den gleichen Stichworten geordnet sein. Analoges Arbeiten ist aber schon jetzt vom Aussterben bedroht – die aktuelle Herausforderung ist es, die vorhandenen analogen Quellen zu digitalisieren. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) erfüllen nicht nur die Richtlinien zur ordnungsgemässen und revisionssicheren Ablage, sondern verdrängen die Papierablage ganz.

B

Bündeln von Aufgaben Das Bündeln von Themenfeldern hilft dabei, strukturierter zu arbeiten. Dafür sollte man sich aber nicht zu grosse Zeitfenster bilden, sprich: Aufgaben eher stundenweise aufteilen statt zum Beispiel nach Vormittag und Nachmittag. Das bedeutet aber nicht, dass man von einer Aufgabe zur anderen springen soll, denn dadurch verliert man Zeit und wird unkonzentriert. Bis zu vier Themenfelder pro Tag sind ein gutes Pensum. Am besten macht man sich jeden Tag zu Arbeitsbeginn eine Liste und überprüft mit ihr, ob es etwas zu bündeln gibt. Eine klassische Aufgabe zum Bündeln ist etwa die Terminvergabe: Man wartet den Tag über, ob mehrere Termin­anfragen zu machen sind, und befasst sich damit en bloc.

C

Chaotischer Chef Man wird einen chaotischen Menschen nie ändern können. Man muss sich nur fragen: Wie kann ich die Angelegenheiten regeln, die mich auch betreffen? Etwa wenn der Chef wichtige Unterlagen nicht zurückgibt oder oft Termine vergisst. Dann muss man mit ihm absprechen, was man tun kann, etwa dass man die Unterlagen nur noch als Kopie an ihn weitergibt oder ihm in seinem Kalender Timer stellt. Diese Hilfen muss der Chef dann aber auch zulassen. Erwidert er, dass er das schon alles selbst im Griff habe, sein eigenes Chaos beherrsche – dann muss er selbst dafür geradestehen.

D

Dringlichkeit «Dringend» und «wichtig» sind zwei verschiedene Dinge. Nach dem Eisenhower-Prinzip teilt man Aufgaben in vier Kategorien ein. Ist etwas dringend und wichtig, macht man es sofort selbst. Ist etwas dringend, aber nicht wichtig – zumindest für einen selbst –, delegiert man es weiter. Ist etwas wichtig, aber nicht dringend, macht man sich einen Termin dafür und erledigt es später. Was weder dringend noch wichtig ist, wandert in den Papierkorb. Wir verbringen sehr viel Zeit mit Dingen, die für uns nicht wichtig sind. Deshalb muss man lernen, wenn es heisst: «Das ist sehr dringend», erst einmal zu fragen: «Aber ist es auch wichtig?» Man darf nicht immer sofort sagen: «Ja, mache ich.» Man soll natürlich auch nicht immer nein sagen. Sondern eher: «Jein – Mache ich, aber nicht jetzt.»  

E

Excel-Listen Excel-Listen sind ein Graus, wenn es sich dabei nicht um Statistiken handelt, sondern um Lis­ten, die geführt und gepflegt werden müssen. Sie werden verwendet, wenn man kein Projektmanagement-Programm hat, zum Beispiel keine Kontaktesoftware für Serienbriefe. Ein Relikt aus den 1990er- bis 2000er-Jahren. Bevor man eine solche Liste anlegt, sollte man prüfen, was es an EDV-Alternativen gibt, die helfen, Listen aktuell zu halten.

F

Fragetechniken Fragetechniken helfen dabei, genau die Informationen zu erhalten, die man braucht. Muss man dem Chef üblicherweise alles aus der Nase ziehen, wählt man offene Fragen, um ihn zum Reden zu bringen, etwa: «Welche Termine genau willst du in Bern wahrnehmen?» Ist er eher ein ausufernder Redner, dann beschränkt man sich auf geschlossene Fragen, die man nur mit Ja und Nein beantworten kann, zum Beispiel: «Fährst du mit dem Zug?» Kommt dann zu wenig Information, stellt man Alternativfragen. Aber Achtung: Nur eine Alternative anbieten, sonst verzettelt sich der Gesprächspartner wieder, zum Beispiel: «Soll ich für dich einen güns­tigen Flug nach Hamburg heraussuchen oder willst du mit dem Zug fahren?» Bestätigungsfragen helfen dabei, zu erfahren, ob man Antworten richtig gedeutet hat, etwa: «Meinst du mit: ‹Gar nichts davon!›, dass du mit dem Auto nach Hamburg fahren willst?» Vermeiden sollte man Suggestiv-Fragen à la: «Du bist doch auch der Ansicht, dass acht Stunden Autofahrt zu lang sind?».Solche Fragen sind manipulativ.

G

Geschäftsreisen Geschäftsreisen müssen extrem gut vorbereitet werden, damit der Reisende alle Informationen besitzt, um von A nach B zu kommen, die richtigen Personen kontaktiert und alle Dokumente dabei hat. Dabei helfen Online-Routenplaner, Buchungsportale und Internetseiten der Airlines und Bahnen. Wenn man sich dort als Business-Kunde anmeldet, kann man übrigens meist besondere Geschäftskonditionen nutzen, um Kosten zu sparen. Sinnvoll ist es, sich die Vorlieben derer zu notieren, für die man bucht: Sitzt der Betreffende lieber am Fenster oder am Gang? Welche Hotels bevorzugt er, welche Zimmerkategorie in welchem Stockwerk? Isst er Frühstück oder braucht er nur den Hinweis zum nächsten Café? Nutzt er die Autofahrt zum Telefonieren oder ist er abends im Hotelzimmer online erreichbar? Dann muss man diese Informationen nicht jedes Mal neu abfragen. Auf Reisemappen in Papierform kann man heute getrost verzichten. Mit Apps wie Google Trips oder TripIt kann man alle Informationen im Smartphone bereitstellen.

H

Home Office Auch Assistentinnen können heute in vielen Unternehmen teilweise von zu Hause aus arbeiten. Man sollte aber generell höchstens ein bis zwei Home-Office-Tage pro Woche nehmen. Auch im Home Office sollte man sich gut organisieren, also etwa: Zur gleichen Zeit am Schreibtisch sitzen wie sonst oder wenigs­tens erreichbar sein. Denn Home Office bedeutet nicht: Ich arbeite, wenn ich Lust habe, sondern: Ich arbeite wie sonst auch, nur räumlich vom Büro getrennt.

I

Informationsflut Wir leben in einem Zeitalter, in der die Evolution der Information schneller voranschreitet als die Evolution unseres Gehirns. Man ist täglich mit so vielen Informationen konfrontiert, dass man sie gar nicht alle auf einmal aufnehmen kann. Dabei helfen neben einem strukturierten Arbeiten auch die richtige Soft- und Hardware. Um der Flut Herr zu werden, muss man aber auch vor allem eines können: die Informationen richtig bewerten. Woher kommt die Information, soll ich sie an den Chef weitergeben, und wenn ja, in welcher Form? Die Assistentin ist der Informationsfilter für den Chef.

J

Jour Fixe Ein regelmässiges Treffen, um über Projekte und deren Vorankommen zu reden, nennt man auch «Jour fixe». Bei manchen Vorgesetzten machen solche Treffen den Grossteil des Terminaufkommens aus. Wichtig ist, dass diese Termine, auch wenn sie nur 20 Minuten dauern, von der Assistentin genau geplant und auch überwacht werden, so dass der Chef den Terminplan einhält. Werden diese Treffen geplant, sollte auch immer überprüft werden: Wer muss wirklich miteingeladen werden? Nicht immer ist es nötig, alle anzuschreiben. Auch Puffer zwischen den einzelnen Jour-fixe-Terminen sind sinnvoll, damit der Chef den Vortermin mental abarbeiten und sich auf den nächsten vorbereiten kann.

K

Kürzel Kürzel wie «FYI» («for your information») oder «TBD» («to be discussed») sind bezeichnend für den Trend zur Mikrokommunikation. Eigentlich eine gute Sache: Sieht man ein solches Kürzel zum Beispiel im Betreff eines E-Mails, weiss man direkt, wie das Mail zu behandeln ist: «FYI» zeigt an, dass es nicht sofort gelesen werden muss, «TBD» wiederum, dass bald eine Reaktion erwartet wird. Allerdings muss dabei sicher sein, dass jeder weiss, was das Kürzel bedeutet. Wussten Sie zum Beispiel, dass «OoO» für «Out of Office» steht? In vielen Unternehmen sind auch interne Kürzel üblich. Sie sind für Eingeweihte hilfreich, aber man sollte sparsam mit ihnen umgehen. Zudem bietet es sich an, eine Legende zu erstellen, etwa bei Dokumenten, die auch an externe Leser gehen.

L

Leerer Tisch Ein vollgepackter Schreibtisch zeigt nicht etwa, dass man viel arbeitet – sondern vielmehr, dass man seine Aufgaben nicht schafft. Wer der «Clear-Desk-Policy» folgt, also einen aufgeräumten Schreibtisch hat, signalisiert, dass er organisiert ist und digital arbeiten kann. Auf dem Tisch sollte sich immer nur die Akte befinden, an der man gerade arbeitet, und sonst nichts. Was gar nicht geht: Vorgesetzte oder Kollegen, die während der eigenen Abwesenheit einfach etwas kommentarlos auf den Tisch oder – noch schlimmer – auf den Stuhl legen. Entweder, es kommt in den Eingangskorb oder der Betreffende kommt später wieder, um die Unterlagen persönlich zu überreichen.

M

Mittagspause Jeder hat das Recht auf eine halbe Stunde Mittagspause. Nehmen Sie sie auch wahr und verbringen Sie die Zeit nicht am Schreibtisch. Denn mittags sinkt die Konzentration – dagegen hilft nur, einmal abzuschalten. Nach der Pause sollte man auch nicht direkt mit grossen Aufgaben wieder einsteigen, sondern mit leichteren Sachen wieder reinkommen.

N

Notizbuch Auch wenn man heute alle Termine, To-dos und Ähnliches mit dem Computer erfassen kann, schwören manche noch immer auf ein Notizbuch. Das ist grundsätzlich in Ordnung. Nur sollte es dann ein einziges grosses «Super-Buch» sein, in dem alles Wichtige notiert wird – Post-its und andere kleine Zettelchen gehen verloren und sind deshalb kontraproduktiv. Es gibt übrigens digitale Notizbücher, wie bei Microsoft Office das Programm One-Note oder den Webservice Evernote. Damit hat man auch einen zentralen Ort, an dem man alles zusammentragen und auch mit anderen teilen kann.

O

Ordner Es gibt den guten alten Bundesordner und den digitalen Ordner. Und es gibt immer zu viele davon. Sprich: Sie müssen regelmässig aussortiert werden. Buchhalterisches und steuerlich Relevantes muss beispielsweise zehn Jahre aufgehoben werden, Handelskorres­pondenz sechs Jahre. Danach kann es weg. Beim Ausmisten sollte man auch nach Dopplungen suchen. Abgelegt wird in erster Ordnung nicht nach dem Schlagwort, um welches Dokument es sich handelt («Rechnung», «Korrespondenz»), sondern nach den Vorgängen, in dem diese Dokumente entstanden sind.

P

Projektassistenz Wenn ein Vorgesetzter kommt und sagt: «Ich habe ein tolles Projekt an Land gezogen, und ich ernenne Sie zur Projektassistenz» – dann sollte man eigentlich aufstehen und weglaufen. Projektassistenz ist ein Vollzeitjob. Sie beinhaltet viel Dokumentation, die Überwachung sämtlicher Aufgaben innerhalb des Projekts und unter Umständen auch die Teamführung. Dauert das Projekt nur einige Monate, kann man es möglicherweise zusätzlich betreuen – aber dann muss man abklären, welche Aufgaben man in der Zwischenzeit abgeben kann.

Q

Quasselstrippen Jeder kennt Kollegen, die morgens direkt ins Büro kommen, ausufernd vom Wochenende erzählen – und nicht danach fragen, wie viel man zu tun hat. Eine Assistentin ist natürlich sehr kommunikativ und hat immer ein offenes Ohr. Aber sie darf trotzdem sagen: «Das ist sehr interessant, ich möchte gerne mehr darüber erfahren – aber in der Mittagspause.» Dasselbe gilt für Telefonate: Wenn der Anrufer nicht zum Punkt kommt, darf man ihn unterbrechen und um eine kurze Zusammenfassung bitten.

R

Recherche Es gibt diverse Studien, die besagen, dass wir im Büro ein Drittel der Zeit mit Suchen verbringen: nach der Akte, der Telefonnummer, dem Vorgang. Zeit mit Suchen zu verbringen bedeutet: nicht produktiv sein. Um das zu verhindern, muss man sich wiederum regelmässig Zeit dafür nehmen, zum Beispiel Datenbanken zu pflegen. Das bedeutet, mit Keywords zu arbeiten, die man wiederfindet und die logisch sind.

S

Stapelbildung Papier kann man in eine liegende Ablage, in Steh- oder Hängeordner einfügen. Und die liegende Ablage ist die schlechteste Alternative. Was einmal in einem Stapel liegt, ist aus den Augen und aus dem Sinn. Deshalb: Hat man einen Stapel auf dem Schreibtisch mit fertig Bearbeitetem, kann man ihn auch einfach spätestens am Ende des Tages durch Abheften beseitigen. Dann gibt es den To-do-Stapel, und auch ihn sollte man organisieren. Dafür kann man einen Pultordner nehmen – aber auch der erweist sich oft als Dokumentengrab. Besser geht es mit Stehorganisationen, etwa den Mappensystemen von Biella.  

T

Teeküche Warum wird eigentlich oft vorausgesetzt, dass die Assistenz die Teeküche organisiert? Darum sollten sich alle reihum kümmern: Es sollte per Plan festgelegt werden, wer dran ist, die Spülmaschine ein- oder auszuräumen. Auch wenn man dem Chef gerne mal einen Kaffee oder ein Sandwich mitbringt, ist es nicht selbstverständlich, dass die Assistentin automatisch für das leibliche Wohl zuständig ist – es sei denn, es steht explizit im Stellenbeschrieb.

U

Übereifer Wenn man immer mehr machen möchte, als gefordert ist, steht man sich selbst im Weg. Man kann seine Arbeit sachlich und fachlich auf hohem Niveau auch ohne Perfektionismus erledigen. Man sollte sich fragen: Sehen die anderen, was ich tue? Wie bewerten sie das? Für wen mache ich das? Findet derjenige das gut? Wenn nicht, warum mache ich dann Überstunden?

V

Vertretung Jeder geht mal in die Ferien und jeder wird mal krank. Letzteres kommt in der Regel unvorbereitet, so dass man seiner Vertretung nichts mit auf den Weg geben kann. Deshalb lohnt es sich, mit der Vertretung im Vorfeld Regeln aufzustellen: Was darf oder muss für wen getan werden, und in welcher Tiefe? Denn eine Vertretung kann nie zu 100 Prozent erfolgen. Hilfreich ist es, ein Handbuch zu erstellen, in dem Ansprechpartner, Checklisten und Ähnliches schriftlich festgehalten sind – bevor der Vertretungsfall eintritt.

W

Wiedervorlage Eine Unterlage, die per Mail kam und noch zu bearbeiten ist, sollte man nicht ausgedruckt auf den Schreibtisch legen. E-Mails, die noch zu bearbeiten sind, markiert man im Outlook-Postfach einfach mit einem roten Fähnchen und einer Erinnerung. Liegt ein Dokument zur Wiedervorlage auf Papier vor, sollte man auf Stapelbildung verzichten und stattdessen mit einem Mappensystem arbeiten.

X

XL-Aufgabe Einen grossen Auftrag in einem Rutsch erledigen – allein der Gedanke daran lässt viele erschauern. Deshalb ist es immer besser, XL-Aufgaben in mehrere Teile zu zerlegen und dann festzulegen, welche man direkt erledigen will und wie viel Zeit man dafür einplant. So verhindert man einerseits, dass man andere weniger wichtige Aufgaben vorzieht. Andererseits fällt unter Umständen beim Durchsehen und Strukturieren des grossen Projekts auch das eine oder andere auf, das man delegieren kann. Und dann beginnt man mit dem Teil, der einem am sympathischsten ist.  

Y

Y-Laufwerk Die «jungen Wilden», die mit Mitte 20, Anfang 30 neu ins Team kommen, arbeiten anders als die Ü40-Generation. Nicht besser oder schlechter, nur eben anders. Für sie stehen der Spass an der Arbeit und die Sinnhaftigkeit der Tätigkeiten im Vordergrund. Auch sehen sie Hierarchien nicht als so streng an wie die Generationen vor ihnen. Wer miteinander gut zusammenarbeiten will – etwa die Senior-Assistentin mit der Junior-Sekretärin –, sollte sich bewusst machen, welche Stärken diese Generation mitbringt, zum Beispiel digitale Kompetenzen, und was sie von alten Hasen noch lernen kann. Regeln sollten klar vereinbart werden, damit die gemeinsame Arbeit reibungslos klappt und die Kommunikation transparent ist. Zur Not auch per Whatsapp-Chat.

Z

Zeitmanagement Zeitmanagement bedeutet Selbstmanagement. Es ist oft anstrengend, Tages-, Wochen-, Monatspläne zu machen – aber es hilft. Diese Pläne geben nicht nur einen Überblick darüber, was noch zu erledigen ist, sondern auch wann, und wie viel Zeit dafür eingeplant ist. m

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