Arbeitsorganisation

Catch the Information – Lesen wie ein CEO

Wie oft sitzen Sie in Meetings, sollen Protokoll führen und schreiben einfach alles mit? Wie oft lesen Sie einen Text zweimal um zu erfassen, was wichtig ist? Wieviele Stunden verbringen Sie damit, Ihre Mails zu lesen und zu beantworten? Zu oft und zu lange? Dann sollten Sie lernen, Informationen wie ein guter CEO zu erfassen, zu sortieren und zu verarbeiten. 
 
Sitzungen, die tägliche Mailflut oder Texte haben eins gemeinsam: Sie beinhalten eine Menge an Informationen, die schnell gefiltert werden muss. «Wer das kann, ist cool», sagt die Unternehmerin und Trainerin Filiz Scarcella. Sie selbst wurde irgendwann auf Speed-Reading aufmerksam und hat als Trainerin für die Methode gemerkt, dass es bei vielen nicht nur um Schnelligkeit geht, sondern um das generelle Herausfiltern der richtigen Infos zur richtigen Zeit. «Was da oft fehlt, ist die Herangehensweise eines CEOs», sagt sie. Denn ein guter CEO schaut konsequent nach dem Nutzen und dem Profit. Auch, wenn es um das Einholen, Sortieren und Erfassen von Informationen geht. 
 

Am Anfang steht das Ziel

«Ein guter CEO würde niemals unvorbereitet in eine Sitzung gehen», weiss die Expertin. Sie empfiehlt, vor jeder Aufgabe das Ziel zu definieren, und zwar so konkret wie möglich. Dazu helfen die folgenden Fragen: 
 
  • Was ist das wichtigste (am Termin / an der Mail / am Text) 
  • Warum ist das für mich wichtig?
  • Wer ist betroffen oder beteiligt
  • Wo und wann findet es statt / kann ich es gebrauchen?
 
«Diese Fragen sollte man genau beantworten können, denn nur dann wird es spezifisch», sagt Scarcella. Wer weiss, was das Ziel einer Aufgabe ist, kann die Schritte dorthin ebenfalls im Vorfeld planen. «Genau dafür lohnt es sich, sich am Anfang ans Ende zu stellen», sagt Scarcella. Konkret bedeutet das bei einem Text zum Beispiel, die wichtigsten Schlüsselwörter bereits vor dem Lesen zu kennen. Denn nur dann kann man effektiv nach ihnen suchen. Oder genau zu wissen, auf welche Themen es dem Chef ankommt, der das Protokoll in Auftrag gegeben hat. «So hat man sofort das Big Picture und vermeidet Opportunitätskosten, also zeitliche Investitionen die zu nichts führen», weiss die Expertin. Die Antworten auf die W-Fragen, die Schlüsselwörter oder Themen kann man sich übrigens ruhig aufschreiben. Dann behält man sie besser im Hinterkopf, wenn es an die Arbeit geht. 
 

Erfassen mit Strategie

Wieviele Protokolle sind wohl schon ungelesen in den Papierkorb gewandert? Viel zu viele, wenn man bedenkt, welche Arbeit darin steckt. Aber es ist kein Wunder, denn in den meisten wird einfach nur chronologisch aufgelistet, was gesagt wurde. «Das passiert vor allem dann, wenn die Protokollanten nicht gut vorbereitet sind», sagt Scarcella. Wer dagegen schon im Vorfeld überlegt hat, worauf es in der Sitzung ankommen wird, kann währenddessen entscheiden, was vom Gesagten wichtig ist und was nicht. Und Dinge, die nicht zielführend sind, einfach ausblenden und weglassen. So entstehen Protokolle, die die wichtigsten Themen und Entscheidungen kurz und prägnant zusammenfassen. Und gelesen werden. 
Genauso funktioniert die Methode auch bei Texten. Hier hilft vor allem die «Catch the Information»-Lesestrategie, die im Wesentlichen aus sechs Schritten besteht: 
 
  1. Überschrift in eine Frage verwandeln
  2. Fünf Schlüsselwörter überlegen, die der Autor verwenden würde
  3. Nicht chronologisch, sondern zuerst den ersten und den letzten Absatz lesen
  4. Danach immer den ersten Satz jedes Absatzes lesen und sofort entscheiden, ob da was Wichtiges kommt oder nicht.
  5. Fokus immer auf die Antwort auf die Frage aus der Überschrift legen
  6. Schlüsselwörter einkreisen
 
Am besten erfasst man die neuen Informationen direkt schriftlich mit einem Spickzettel, der aufs Wesentliche reduziert ist. Filiz Scarcella hat einen entworfen, den Sie hier herunterladen können. Neben den Feldern Frage und Antwort enthält er auch Felder zum Kontext, Stichworten und Notizen. Wer gelesene Texte oder mündliche Informationen direkt in den Spickzettel einträgt, erledigt während dem Erfassen gleich zwei Dinge: Strukturierung und Kontextualisierung. «Beides brauchen wir, um eine Information in unserem Gehirn zu verankern», sagt Scarcella. 
 
Aus dem Spickzettel kann man im Anschluss ganz leicht seine eigene Zusammenfassung machen. Natürlich wieder kurz und in Stichwörtern. «Dazu gehört auch ein Fazit und die Beschreibung der Lessons Learned», empfiehlt Scarcella. Denn wenn das alles klar ist, ist die Information wirklich angekommen und ein erstes Mal verknüpft. 

 

Ab ins Langzeit-Gedächtnis

Manchmal reicht es, neue Informationen schnell zu erfassen und zu strukturieren. Das kann man mit der «Catch the Information»-Strategie sofort umsetzen. Wenn es aber darum geht, neues Wissen dauerhaft zu integrieren, muss man sie noch erweitern. Nicht nur methodisch, sondern auch zeitlich. «Eine erfasste Information gerät in Vergessenheit, wenn wir sie nicht nutzen», sagt Scarcella. Sie muss diskutiert, restrukturiert und wiederholt werden. 
 
«Wer neues Wissen mit anderen teilt, behält es besser», weiss Scarcella. Ebenso ist es sinnvoll, neu Gelerntes nochmal neu zu strukturieren. Vielleicht ist das Fazit ein anderes, wenn man das Abstract ein weiteres mal anschaut? Oder es ergibt sich ein neuer Kontext, in den die Information passt? Mit der Restrukturierung ist die Information dann auf jeden Fall im Langzeitgedächtnis gelandet. Bleiben wird sie dort aber nur, wenn sie wiederholt abgerufen wird. Wer mit dieser Methode anfängt, kann sich am folgenden Zeitschema orientieren: 
 
Sofort: Information erfassen und zusammenfassen
Nach einer Stunde: Information besprechen und diskutieren
Nach einem Tag: Information restrukturieren 
Nach einer Woche: Information wiederholen
 
 
Wer in der Lage ist, mit Informationen derart effektiv umzugehen, der spart Zeit und sammelt Pluspunkte. Auf dem eigenen Lernkonto und bei den Kollegen und Vorgesetzten. «Darin steckt eine riesige Chance für jeden», ist sich Scarcella sicher.
 
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