Adresspflege

An der richtigen Adresse

Zur Unternehmenskommunikation gehört auch ein gut gepflegter Adressbestand der Geschäftspartner und Kunden. Spezielle Dienstleister sorgen dafür, dass diese Adressen gepflegt werden. Eine führende Anbieterin ist die Schweizerische Post AG.

Es gibt keine Kommunikationsform, die so beständig ist wie der gute alte Brief. Das gilt auch für die Geschäftskommunikation. Trotz digitaler Trends wie E-Mail, Chat und Videokommunikation ist die Kommunikation auf Papier nach wie vor unersetzlich. Nur die Briefpost macht es möglich, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnern eine attraktiv gestaltete Broschüre mit dem Produktportfolio, eine witzige Einladung an einen Messestand oder eine persönlich unterschriebene Grusskarte zu schicken. Bei einem Brief muss man nicht befürchten, dass die Nachricht im Spamordner landet oder in der Flut der eingehenden Mails übersehen wird. Ausserdem drückt ein Brief mehr Wertschätzung aus als ein E-Mail mit einem angehängten PDF. Das sind nur einige Gründe, warum Briefpost heute noch aktuell ist.

Damit sich der Aufwand lohnt und eine Kundin oder ein Geschäftspartner den Brief auch wirklich in der Hand hält, muss eine Voraussetzung jedoch unbedingt erfüllt sein: Die Adresse muss stimmen. Was banal klingt, kann durchaus zum Problem werden. Denn in der Schweiz ziehen pro Jahr circa 800 000 Menschen um, gibt es 65 000 Todesfälle und ändern sich 35 000 Strassennamen. Nach Angaben der Post gehen jährlich 30 Millionen Geschäftsbriefe als unzustellbar an den Absender zurück.

Wohl dem also, der nicht nur über eine gut gefüllte, sondern auch über eine gut gepflegte Datenbank mit Kunden- und Geschäftspartneradressen verfügt. Die erste Anlaufstelle für Unternehmen, die ihren Adressbestand auf dem neusten Stand halten wollen, ist die Schweizerische Post. Schliesslich sind deren rund 13  000 Zustellerinnen und Zusteller sechs Tage die Woche unterwegs, um Pakete und Briefe zu verteilen. Sie wissen am besten, wer unter der angegebenen Adresse tatsächlich erreichbar ist, wer unbekannt weggezogen oder wer plötzlich zwei Häuser weitergezogen ist. Etwaige Änderungen der Adressdaten werden vom Zustellpersonal festgestellt und weitergeleitet. Für die nötige Aktualisierung sorgt eine zentrale Abgleichsoftware. Für Unternehmen bietet die Post diverse Dienstleis­tungen im Bereich der Adresspflege an. Sie können damit ihre bestehenden Adressen aktualisieren und auf dem neusten Stand halten.

Adresspflege für kleine Betriebe

«Es spielt keine Rolle, ob es sich lediglich um einige wenige oder um Bestände von mehreren Millionen Adressen handelt», erklärt ­Jacob Santschi, Leiter des Kompetenzcenter Adressen der Post. Die Produkte der Post eignen sich nicht nur für grosse Unternehmen. Kleinere Betriebe sind in noch höherem Masse darauf angewiesen, dass die Adressen auf den vergleichsweise teuren Briefsendungen auch beim richtigen Empfänger landen. Wer seine Adressdaten in einem Office-Programm wie beispielsweise Excel sammelt, kann die entsprechenden Listen ebenfalls über die Post prüfen und aktualisieren lassen. Ein spezielles Add-in für Office ist allerdings nicht geplant. Auch die Bereinigung von Dubletten oder die Einzelabfrage einer bestimmten Adresse ist möglich. Der Abgleich der Daten mit einem CRM-System ist zurzeit noch im Testbetrieb, soll aber im 2. Quartal 2019 an den Start gehen. Wer nach internationalen Adressen sucht, ist bei der Post allerdings an der falschen Adresse. Der Dienst ist beschränkt auf die Schweiz und das Fürstentum Liechtenstein. «Für die Prüfung ausländischer Adressen verweisen wir auf Partner im Ausland», erklärt Santschi.

Was gute Adresspflege ausmacht

Gute Adresspflege ist auch für Zweifelsfälle gerüstet. Was tun, wenn beispielsweise die Adresse stimmt, doch auf dem Briefkasten ein anderer Vorname steht? Wohnt da vielleicht ein Angehöriger des Empfängers? In solchen Fällen gibt die Post nicht nur an, ob die Adresse korrekt ist, sondern berechnet auch, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der gewünschte Empfänger wirklich hier wohnt. Der Kunde entscheidet anschliessend selbst, ob er sich mit dieser Wahrscheinlichkeit begnügt. Bei einer Wahrscheinlichkeit ab 95 Prozent ist das Risiko gering, dass der Brief an den falschen Empfänger gelangt. Ein Missverständnis sollte noch geklärt werden: Die Post pflegt, korrigiert und aktualisiert Adressdaten, sie handelt jedoch nicht mit Adressen. Für Unternehmen bedeutet dies: Sie können ihre bestehenden Kontakte mit dem Service pflegen, aber keine neuen dazukaufen. Die Verantwortlichen bei der Post legen natürlich Wert auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. «Die Post aktualisiert nur Adressen, bei denen der Kunde explizit seine Einwilligung für eine Weitergabe an Dritte gegeben hat, die bereits im Besitz der alten Adressen waren – wir verkaufen deshalb keine neuen Adressen», so Santschi.

Mitbewerber fürs Neukunden-Marketing

Wer also die Adressen potenzieller neuer Kunden sucht, muss sich an Mitbewerber wenden, die zusätzlich Dienste im Bereich Neukunden-Marketing anbieten. Bei solchen Anbietern kann man ganz gezielt Adressen erwerben, die bestimmte Merkmale aufweisen. Solche Dienstleister ermöglichen auch die Pflege und Aktualisierung der Adressdatenbank. Da sie aber nicht selbst über Zusteller verfügen, greifen sie dafür auf die Daten der Post zu. Für viele Unternehmen kann es also sinnvoll sein, die Adresspflege der Post mit einem gezielten Neukunden-Marketing eines anderen Dienstleisters zu verbinden. Doch am Anfang und am Ende steht immer eines: die korrekte Adresse. Nur so haben Unternehmen die Gewissheit, dass die teure Werbebroschüre, die Einladung zum Messestand oder die persönlich unterschriebene Grusskarte auch wirklich im richtigen Briefkas­ten landet.

Grundregeln Adresspflege

  • Egal, ob Sie einen Dienstleister in Anspruch nehmen oder die Adressdaten selbst pflegen: Einige Grundregeln sollten stets beachtet werden.
  • Führen Sie die Adressen von Geschäftspartnern und Kunden immer separat. 
  • Geben Sie möglichst vollständige Adressinformationen ein.
  • Tragen Sie Angaben wie Vorname, Name, Strasse, Hausnummer usw. immer in der gleichen Reihenfolge und nach dem gleichen Schema ein. 
  • Beachten Sie den Datenschutz, insbesondere bei der Wahl des Dienstleisters beim Neukunden-Marketing. Wer signalisiert, keine Werbesendungen oder sonstige Nachrichten erhalten zu wollen, dessen Adresse sollten Sie löschen.
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Mehmet Toprak ist freischaffender Journalist.

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